Privatlivspolitik

1. Dataansvarlig

Dansk Hanggliding og Paragliding Union (DHPU) er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.

2. Formål med behandling af personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:

• Administration af medlemskab, herunder kontingentopkrævning
• Uddannelse, certificering og udstedelse af flyvebeviser
• Registrering af prøveresultater, logbøger og progression
• Gennemførelse af idrætsaktiviteter, konkurrencer og arrangementer
• Opfyldelse af lovkrav
• Kommunikation med medlemmer

• Administration af hverv og roller
• Håndtering af certificeringer og kompetencer
• Kursusadministration og udvikling
• Udbetaling af løn, godtgørelser mv.

• Vedligeholdelse af medlems- og pilotdatabase
• Administration af forsikringsforhold
• Drift af IT-systemer og e-læringsplatform
• Udarbejdelse af statistik og historik

3. Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine personoplysninger på følgende grundlag:

• Kontrakt (GDPR art. 6, stk. 1, litra b) — behandling nødvendig for medlemskab og deltagelse i aktiviteter.
• Retlig forpligtelse (art. 6, stk. 1, litra c) — fx bogføringsloven, samt krav om dokumentation af certifikater og flyvebeviser.
• Opgave i samfundets interesse (art. 6, stk. 1, litra e) — DHPU varetager delegerede myndighedsopgaver vedrørende uddannelse, certificering og tilsyn med flyvebeviser.
• Legitim interesse (art. 6, stk. 1, litra f) — fx administration, statistik, aktiviteter og kommunikation.
• Samtykke (art. 6, stk. 1, litra a) — fx brug af portrætbilleder.

Vi behandler i begrænset omfang følsomme oplysninger, herunder helbredsoplysninger (fx lægeerklæringer), når det er nødvendigt for certificering. Dette sker på baggrund af:

• Udtrykkeligt samtykke (art. 9, stk. 2, litra a), eller
• Nødvendighed i forhold til væsentlige samfundsinteresser (art. 9, stk. 2, litra g), hvor relevant.

Vi indhenter børneattester, hvor det er påkrævet. Disse behandles i overensstemmelse med gældende regler og opbevares kun i nødvendigt omfang.

DHPU varetager opgaver med uddannelse, certificering og udstedelse af flyvebeviser efter delegation fra Trafikstyrelsen. I den forbindelse opbevarer og videregiver vi oplysninger om nuværende og tidligere piloter, når det er nødvendigt for:

• Dokumentation af udstedte certifikater
• Opfyldelse af tilsyns- og kontrolforpligtelser
• Samarbejde med Trafikstyrelsen som luftfartsmyndighed

Behandlingen sker på baggrund af GDPR art. 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse) og art. 6, stk. 1, litra e (opgave i samfundets interesse). DHPU's egen opbevaring af medlems- og certifikatdata sker i op til 5 år efter medlemskabets ophør, jf. afsnit 8. Data, som DHPU videregiver til Trafikstyrelsen, kan af Trafikstyrelsen som selvstændig dataansvarlig opbevares uden tidsbegrænsning som led i deres myndighedsudøvelse.

4. Kategorier af personoplysninger

Vi kan behandle følgende oplysninger:

• Almindelige oplysninger: navn, adresse, e-mail, telefonnummer, fødselsdato
• Medlemsoplysninger: klubtilhørsforhold, medlemsstatus, ind- og udmeldelsesdatoer
• Uddannelsesoplysninger: prøveresultater, certifikater, rettigheder, logbøger, progressionskort
• Billeder (til fx flyvebeviser og kommunikation)
• Helbredsoplysninger (i relevant omfang, fx LAPL-medical og lægeerklæringer ifm. certificering)
• Oplysninger om deltagelse i aktiviteter og konkurrencer
• For ansatte: CPR-nummer, lønoplysninger mv.

5. Kilder

Vi indsamler oplysninger fra:

• Dig selv
• Din klub
• Instruktører og kursusansvarlige
• Idrætsorganisationer (fx Danmarks Idrætsforbund)
• Offentlige myndigheder (fx Trafikstyrelsen)
• Offentligt tilgængelige kilder

6. Modtagere af oplysninger

Vi kan videregive dine oplysninger til følgende kategorier af modtagere:

• Trafikstyrelsen (Danish Civil Aviation and Railway Authority) — som luftfartsmyndighed med tilsynsbeføjelse. Videregivelsen omfatter medlemsoplysninger, herunder navn, certifikater og rettigheder, og sker som en samlet årlig indrapportering med udgangspunkt i medlemsstatus pr. 31. december. Indrapporteringen indsendes i januar måned det følgende år og omfatter også medlemmer, der er udmeldt i det forløbne år. Hjemlen er GDPR art. 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse) og art. 6, stk. 1, litra e (opgave i samfundets interesse). Indsendelsen sker via en sikker forbindelse oprettet af Trafikstyrelsen.
• Andre offentlige myndigheder, hvor lovgivning kræver det.

• Danmarks Idrætsforbund (DIF), herunder DIF Regnskab og DIF e-læringsplatform
• Forsikringsselskaber, hvor det er nødvendigt for forsikringsdækning

• IT- og systemleverandører, herunder Google Workspace og leverandør af foreningsadministrationssystem
• Andre databehandlere, der leverer tjenester til DHPU

Vi videregiver ikke dine oplysninger til markedsføring uden dit samtykke. Vi har indgået databehandleraftaler med relevante leverandører.

7. Overførsel til tredjelande

Hvis vi anvender leverandører uden for EU/EØS, sikrer vi et lovligt overførselsgrundlag, herunder ved brug af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC) eller leverandører, der er certificeret under EU-U.S. Data Privacy Framework.

8. Opbevaring af personoplysninger

Vi opbevarer dine oplysninger så længe det er nødvendigt for de formål, oplysningerne er indsamlet til. Alle medlemmer får ved indmeldelse udstedt et flyvebevis, der samtidig dokumenterer den lovpligtige ansvarsforsikring. DHPU opbevarer som udgangspunkt medlems- og certifikatdata i op til 5 år efter medlemskabets ophør. Data, som DHPU videregiver til Trafikstyrelsen (jf. afsnit 6), kan af Trafikstyrelsen som selvstændig dataansvarlig opbevares uden tidsbegrænsning som led i deres myndighedsudøvelse. Konkrete opbevaringsperioder fremgår af tabellen nedenfor:

• DHPU's egen opbevaring: Som udgangspunkt op til 5 år efter medlemskabets ophør. Specifikke kategorier kan have egne perioder (regnskabsdata: 5 år jf. bogføringsloven; børneattester: kun så længe formålet kræver det; portrætbilleder: indtil samtykke trækkes tilbage).
• Trafikstyrelsens opbevaring: Data, som DHPU videregiver til Trafikstyrelsen i den årlige indrapportering (jf. afsnit 6), kan opbevares af Trafikstyrelsen som selvstændig dataansvarlig uden tidsbegrænsning, jf. offentlig journalpligt og arkivlovgivningen.
• Anonymisering: Oplysninger kan opbevares længere i anonymiseret form til statistisk og historisk brug, hvor der ikke længere kan ske personhenførelse.

9. Dine rettigheder

Du har følgende rettigheder:

• Ret til indsigt i dine oplysninger
• Ret til berigtigelse
• Ret til sletning
• Ret til begrænsning af behandling
• Ret til dataportabilitet (hvor relevant)
• Ret til indsigelse

Hvis behandlingen er baseret på samtykke, kan du til enhver tid trække dette tilbage.

Vi bestræber os på at besvare henvendelser inden for 1 måned. Du kan klage til Datatilsynet (datatilsynet.dk).

Kontakt os på: sekretariat@dhpu.dk

10. Billeder og samtykke

• Situationsbilleder fra aktiviteter kan offentliggøres baseret på legitim interesse (interesseafvejning).
• Portrætbilleder offentliggøres kun med samtykke.

Du kan til enhver tid bede om at få fjernet billeder af dig.

11. Datasikkerhed

Vi har implementeret passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine oplysninger mod uautoriseret adgang, tab eller misbrug. Den årlige indrapportering til Trafikstyrelsen sker via en sikker, krypteret forbindelse oprettet af Trafikstyrelsen.

12. Automatiske afgørelser

Vi anvender ikke automatiske afgørelser eller profilering. Det betyder, at beslutninger der vedrører dig — fx vurdering af prøver, certificering eller medlemskab — altid træffes af mennesker (instruktører, kursusansvarlige eller bestyrelsen).

13. Ændringer og revision

Vi forbeholder os retten til at opdatere denne privatlivspolitik. Politikken revideres mindst én gang årligt for at sikre, at den fortsat er i overensstemmelse med gældende lovgivning og DHPU's praksis. Den nyeste version vil altid være tilgængelig på vores hjemmeside dhpu.dk.