Cookie- og persondatapolitik

Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan vi i Dansk Hanggliding og Paragliding Union (DHPU) behandler dine personoplysninger.

DATAANSVARLIG

I DHPU er vi dataansvarlig i forbindelse med behandlingen af personoplysninger om dig.

Vi er:

Dansk Hanggliding og Paragliding Union

CVR:13606943

Adresse: Idrættens Hus

Brøndby Stadion 20

2605 Brøndby

Mail: dhpu@dhpu.dk

Tel.: +45 43 26 23 65

BRUG AF PERSONOPLYSNINGER

DHPUs formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:

• DHPU’s berettigede godkendelse fra Trafikstyrelsen, at uddanne piloter, herunder udstede og kontrollere flyvebeviser
• DHPU’s berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseaf- vejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling efterlovkrav
• Behandling medsamtykke

Formålene:

• Formål med behandling af medlemsoplysninger:
  • DHPU’s håndtering af flyvebeviser, herunder behandling af prøveresultater, progressionskort og helbredsdokumenter.
  • DHPU’s medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
  • Som led i DHPU’s idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder
  • Levering af varer og ydelser du har bestilt, herunder flyvebeviser.
  • Administration af din relation til

2)   Formål med behandling af oplysninger ombestyrelses-, chefgruppes- og udvalgsmedlemmer samt instruktører:

• Håndtering af rating og fornyelse af medlemmernes flyvebeviser
• Håndtering af de ovenståendes hverv og pligter i DHPU
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
• Administration af din relation til os

• Vi anvender desuden dine personoplysninger til følgende formål:
  • Udstedelse af flyvebeviser i forbindelse med DHPUs uddannelsesaktiviteter
  • Tegne lovpligtig ansvarsforsikring og instruktøransvarsforsikring
  • Vedligeholdelse af medlemskartotek
  • Administration af pilotdatabase (PiA systemet)
  • Registrering af aktiviteter i forbindelse med uddannelse
  • Registrering af ranglister
  • Lønafregning
  • Adminstration af e-læringsplatformen

KATEGORIER AF PERSONOPLYSNINGER

Vi indsamler følgende oplysninger

• Personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser (Vi indhenter relevante børneattester)
• Almindelige personoplysninger: F.eks. navn, adresse, e-mailadresse, telefonnumre, billeder (til flyvebeviser)
• For ansatte og løst tilknyttede lønnet assistance: CPR-nummer, jobhistorik, brug af vores digitale tjenester, uddannelsesmæssig baggrund, ansøgning/CV, fødselsdato
• Registrering af klubtilhørsforhold
• Flyvebevis-registrering
• Resultater fra prøver i forbindelse med uddannelsesaktiviteter og udstedelse af flyvebeviser
• Progressionskort i forbindelse med udstedelse af flyvebeviser
• Personoplysninger vedrørende kursusdeltagelse (deltagerlister)
• Dokumentation for helbred (LAPL medicals og evt. lægeundersøgelse jf.bestemmelserne i DHPUs Driftshåndbog)
• Pilot logbøger i forbindelse med fornyelse af flyvebeviser
• Forældre samtykke i forbindelse med uddannelse og udstedelse af flyvebeviser til personer under 18

KILDER

Når vi modtager information fra andre end dig selv, vil disse kilder være: For medlemmer og medlemsklubber:

• Din klubs dataansvarlige (formand, kasserer eller anden kontaktperson f.eks. klubadministrator)
• FAI-sportslicens og konkurrencer resultater
• Danmarks Idrætsforbund (DIF)
• Online kilder, f.eks. sociale medier, der er offentligt tilgængelige
• En kursusansvarlig DHPU-instruktør i forbindelse med din uddannelse
• Din klubs chefinstruktør i forbindelse med fornyelse af flyvebeviser.
• For unge under 18 en bemyndig forældre.

For ansatte:

• En tidligere
• Online kilder, f.eks. sociale medier, der er offentligt tilgængelige.
• Offentlige

BEHANDLINGSGRUNDLAG

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejnings- reglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Pilot uddannelse, herunder udstedelse, fornyelse og kontrol af flyvebeviser
• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af resultatlister, administration af flyvebeviser, administration af uddannelse, m.v.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til repræsentantskabsmøde.
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i forbindelse med vores sport
• Brug af profilfoto på hjemmeside, i PR-materiale og sociale medier i forbindelse med hverv som bestyrelsesmedlem, udvalgsmedlem, frivillig leder, landsholdsspiller, udnævnelser eller særlige begivenheder
• Brug af profilfoto af ansatte på hjemmeside og sociale medier
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
• Da DHPU er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og instruktører til disse, for at ledere og instruktører kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer.
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsopysninger også i en periode efter din udmeldelse af unionen
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og historik

VIDEREGIVELSE AF DINE PERSONOPLYSNINGER

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsor- ganisationer, som DHPU er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Vi videregiver dine personoplysninger til følgende kategorier af modtagere:

Leverandører og forhandlere, som vi samarbejder med, og som assisterer vores virksomhed (Google: G-Suit, Trafikstyrelsen, DIF Regnskab, DIF e-læringsplatform, foreningsadministration).

Eventuelt Offentlige myndigheder.

OPBEVARING AF DINE PERSONOPLYSNINGER

Vi vil opbevare dine personoplysninger i overensstemmelse med følgende kriterier: Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i over- ensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger til brug for historik og statistik
• I forbindelse med dokumentationskrav for fornyelse af flyvebeviser, jf. DHPUs bestemmelserne og BL 9-5

Bestyrelse og udvalgsmedlemmer samt ulønnede ledere og instruktører:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overens- stemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger til brug for historik og statistik
• Lønnede ledere oginstruktører:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overens- stemmelse med følgende kriterier:

• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere, bestyrelsesmed- lemmer og udvalgsmedlemmer til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

DINE RETTIGHEDER

Du har følgende rettigheder:

• Du har ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger.
• Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få be- handlingen af dine personoplysninger begrænset.
• Særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling afdine personoplysninger til brug for direkte markedsføring.
• Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. For at tilbagekalde dit samtykke kan du: kontakte DHPUs sekretariatet på mailadressen: dhpu@dhpu.dk
• Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
• Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, eks. Datatilsynet.
• Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte DHPU’s sekretariatet på mailadres- sen: dhpu@dhpu.dk

Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du f.eks. har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde – dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen nederst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil der på hjemmesiden blive gjort opmærksom på ændringen.

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester(appsogsocialemedier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgivesamtykke.

Sidst opdateret: august 2018