Vejledning i behandling af DHPU specifikke persondata.

Den nye persondataforordning træder i kraft den 25. maj 2018. Persondataforordningen omfatter behandlinger af personoplysninger, dvs. indsamling, opbevaring, anvendelse og videregivelse af oplysninger om en fysisk person, der kan bruges til at identificere den pågældende, f.eks. navn, adresse, telefonnr., konkurrencedeltagelse, rangliste point, skadessituation, osv. Persondata inkluderer af alle personoplysninger opbevaret elektroniske såvel på papir.


I denne forbindelse har en klub ansvar for:

1. at begrænse behandlingen af persondata ned til det, der er nødvendigt ift. klubbens saglige formål.
2. at dokumentere at de har overblik af deres behandling af personoplysninger.
3. at orientere den registrerede om hvilke oplysninger der behandlers og hvorfor.
4. at have en tilpas datasikkerheden.

DHPUs aktivitet inkluderer behandling af personoplysninger specifikke til vores idræt som ikke vil kunne findes i DIFs vejledning. Derfor har jeg udarbejde denne vejledning for disse specifikke persondata for at hjælpe klubberne med deres privatlivspolitik og fortegnelse over behandling af personoplysninger. En general vejledning for idrætsforeninger samt de relevante skabeloner findes på DIFs hjemmeside under persondata: Link til skabeloner

Tandemerklæringer:

En udfyldt tandemerklæring er omfattet af persondataforordningen.
Spørgsmål: Skal en klub opbevare en tandemerklæring?
Svar: Ja, en klub skal opbevare en tandemerklæring af to årsager:

1. Dokumentation for tandemflyvning som er en del af fornyelse af et tandembevis – der det betyder at der skal være en ny erklæring for hver enkelt tandemflyvning.
2. Dokumentation at tandempiloten har givet korrekt instruks og oplysninger til passageren.

I forbindelse med fornyelse kan det være nødvendig for klubben til at videregive erklæringer til DHPU, det skal indgå i klubbens privatlivspolitik.
Hvor lange skal en tandemerklæring opbevares?
Jf. DHPUs Driftshåndbog fornyelse af en tandemerklæring kræver at en tandempilot er 1-års aktiv indenfor en 3-årsperiode, dvs. en tandemerklæring funger som dokumentation for tandemflyvning og skal opbevares for 3 år efter flyvningen. Men hvis en passager bliver skadet eller påstår, på et senere tidspunkt (flere år efter), at der var en tandemflyvning der var årsagen til en skade har de en forældelsesfristpå 5 år, derfor anbefales det at en tandemerklæring opbevares af klubberne for 5 år efter dato for tandemflyvning – igen det betyder hver tandemflyvning skal have en tandemerklæring.
Hvad skal man efter 5 år?
Efter 5 år har klubben ikke længere et sagligt formål for opbevaring af en tandemerklæring og dermed skal bortskaffe den.
Foregår alle tandemflyvninger i klubbens regi?
Ja, pga. fornyelse (klubben fornyer beviser) skal der forstås at alle tandemflyvning foregår i klubbens regi og er dermed en del af klubbens databehandling. Største udfordringen for en klub er om at kontrolleret hvem og hvordan tandemerklæringer er indsamlet, opbevaret og bortskaffet. Klubben skal have en procedur for hvordan tandemerklæringer er behandlet. Vær særligt opmærksom på hvordan klubben vil håndtere erklæringer for piloter der tager ud og flyve tandem med familier og venner.

Skriftlige tilladelse fra forældrene for børn under 18

Man må begynde til hang- og paraglidning som en 15-årig i Danmark, men for medlemmer under 18 skal der være skriftelige tilladelse fra forældre. Denne tilladelse er også omfattet af persondataforordningen.
Spørgsmål:Hvordan bør klubben håndtere tilladelsen?
Svar:Her skal klubben både opbevare og videregive en kopi af tilladelse til DHPUs sekretariatet således at DHPU kan udstede et identifikationskort og evt. flyvebevis til den pågældende person under 18.
Hvor lange skal tilladelsen opbevares?
Svar: Tilladelsen skal opbevares indtil den pågældende person bliver 18, derefter skal den bortskaffes.

Dokumentation for Helbred

Jf. DHPU driftshåndbog skal en udøvers psykisk og fysisk form kontrolleres og dokumenteresgennem beherskelse af kravene til hvert trin. Hvis man er tvivl om velkommendes psykisk eller formåen, skal en anden instruktør, eller eventuelt skal en læges udtalelse indhentes. Er mand tvivl om velkommendes fysiske form kan man kræve en lægeundersøgelse.
Spørgsmål: Skal en klub indhente dokumentation for helbred og evt. dokumentation fra en læge?
Svar: Helbredsoplysninger er omfattet af persondataforordningen og er klassificeret som følsomme personoplysninger. I teori kan der være muligt at alle klubber, på et eller andet tidspunkt, blive nødt til at indhente dokumentation for lægeundersøgelse.
Hvordan bør klubben behandler helbredsmæssige personoplysninger?
Når det handler om dokumentation for lægeundersøgelse talers det om personoplysninger med en højere grad af beskyttelse, og må kun behandler med samtykke, og oplysninger slettes straks når de ikke længere er relevante. Husk at skrive det i klubben privatlivspolitik og fortegnelse.
Udfordringer i fremtiden:
I dag er klasse P en forsøgsordning, men i fremtiden vil den blive en del af DHPUs almindelige aktiviteter og dermed tilgængeligt for alle medlemmer i alle klubber. Klasse P kraver at piloten har en gyldig LAPL medical certifikat som er en form for helbredsoplysninger. Derfor bør klubben inkludere behandling af LAPL medical certifikater i deres fortegnelse og privatlivspolitik.

Deltagerliste for klubbens uddannelsesaktiviteter

Der er registrerings og indberetningskrav for klubbernes uddannelsesaktiviteter. Et uddannelsesforløb skal have en deltagerliste. Deltagerliste inkluderer personoplysninger og er dermed omfattet af persondataforordningen.
Spørgsmål:Skal en klub opbevare deltagelister for uddannelsesaktiviteter?
Svar: Ja, som udgangspunkt bør en klub opbevare deltagerlister lige så langt som de er nødvendig for instruktører til at forny deres instruktørbevis, dvs. 3 år. Det er relevante at påpege at en deltagerliste for uddannelse kan inkludere personoplysninger om personer der ikke længere er medlemmer af DHPU og men den uddannelsesforløb skulle stadigvæk gemmes i forbindelse med fornyelse af instruktør ratinger.
Almindelige oplysninger må gemmes så lange at en person er medlem eller op til 3 år efter udmeldelsesåret. En klub kan have behov for at opbevare deltagerlister for længere perioder for deres internt statistik, i dette tilfælde bør klubben få samtykke fra de pågældende medlemmer (ved f.eks. inkludere det som en del af klubbens indmeldelsesblanket).